关于2016年本科生学籍档案归档工作的通知

  • 发布时间:2016-11-07
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  • 作者;系统管理员

各学院:

为保证学籍档案管理工作的规范化和严肃性,简化学籍档案信息填报工作,进一步加强学籍档案管理的信息化建设,经教务处和档案馆双方协商后,特对2016年本科生学籍档案归档工作作如下规定。

一、2016届毕结业学生学籍档案格式及装订要求

2016届毕结业学生的学籍档案格式由原《学生学籍成绩记载表》(A3纸大小)改为《本科学生学籍卡》和《学生成绩单》,原毕业生《学业成绩表》格式不变。请各学院从教务系统中按A4大小单面打印三张学籍成绩档案,按学籍卡(A4竖排)、学业成绩表(A4竖排)、学生成绩单(A4横排)的顺序叠放,学籍卡由学院盖章,成绩单除盖学院成绩核准章外必须提交教务处盖章。学院将学籍档案按学生整理、按班级汇总、按类别归档。同时,学院须从教务系统中导出学生学籍卡电子文档(以学号命名的pdf格式),按要求整理成文件夹,与纸质学籍档案一起移交校档案馆归档。

请各学院务必使用最新“教务系统20151201版本”,安装包需解压缩,打印路径及方法如下:

1、学籍卡:毕业生管理-毕业成绩总表-学生学籍卡,按班级查询后,点击“打印”即可打印全班学生学籍卡;点击“导出”即可将全班学生的学籍卡自动导入至系统所在目录内;点击“预览/导出”即导出单个学生的学籍卡。建议学院按班级导出所有学籍卡pdf文档,按班级整理目录后再统一打印。

2、学业成绩表:毕业生管理-毕业成绩总表-A3/A4幅面成绩总表-全程成绩,勾选“A4”,其它按默认选项,打印的为学生替代后学业成绩。

3、学生成绩单:毕业生管理-毕业成绩总表-A4幅面成绩总表,先在左侧查询名单,然后在右侧上方勾选“原始成绩单”,打印的为学生原始修读成绩。注意:打印的成绩单有总评和补考两栏。

二、各类学生学籍档案的归档要求

学生类别

学籍档案内容

整理要求

1.2016届毕结业学生

2015年9月1日-2016年8月31日期间毕结业学生的学籍档案

按新学籍档案格式要求打印整理纸质学籍档案;

学籍卡电子文档以“    学院2016届毕结业生学籍卡”命名,应届生按班级名建二级文件夹,延长学年学生单列二级文件夹。

2.结换毕学生

2015年9月1日-2016年8月31日期间结换毕学生学籍档案

按原学籍档案格式整理纸质学籍档案,以学院为单位统一归类为“特殊班学生”,无需提交学籍卡电子文档。部分学生的学籍档案若已移交档案馆,且学籍成绩记录无变化,无需再次提交;若原学籍档案已移交,但数据有更新,则按新学籍档案格式打印整理后重新提交。

 

3.永久结业学生

至2016年8月已达学校规定最长修业年限的2010级结业学生的学籍档案

4.毕业后补授学位学生

2015年9月1日-2016年8月31日期间因完成两项计划等原因补授学位学生的学籍档案

5.退学或被开除学籍学生

2015年9月1日-2016年8月31日期间退学或被开除学籍学生的学籍档案

注:修读辅修、二专业、二学位学生的学业成绩单须一起放入学籍档案,放在该生学籍档案的最后。

三、教务处负责按归档要求整理各类学生名单,分别提供给学院和校档案馆。同时教务处负责将2016年毕结业学生电子注册的彩色照片电子文档(以学生身份证号码命名的jpg格式)汇总后移交档案馆归档。

四、各学院严格按照教务处提供的名单及学校的归档要求整理学籍档案,必须保证档案材料的准确性和完整性,打印必须清晰,11月18日前完成归档工作。整理过程中,若发现学籍卡存在毕业照片等基本信息不完整,请及时与教务处联系(余晓敏:86915013)。

五、各学院按照档案馆提供的Excel表格式,做好学籍档案预立卷工作,并打印出档案移交目录,经学院主管领导和教学秘书签字后,与档案馆的专职档案员办理移交手续。

                                                教务处    校档案馆

2016-11-7